Otimizar o uso dos recursos pode significar um bem enorme para seu negócio, tornando o seu produto ou serviço mais competitivo. Economizar em algumas áreas pode reduzir os preços finais do que se oferece, o que traz ganhos no posicionamento de mercado – quanto maior se vende, mais conhecido passa a ser – e margem de lucro maior, fechando todas as consequências de um trabalho bem feito. Dessa forma, economize em áreas administrativas que não são relacionados ao que você vende (produtos ou serviços).

Economia em áreas administrativas

1. Corte nas pequenas coisas

Muitos itens que são comprados isoladamente podem não parecer afetar as finanças finais da empresa mas, quando somados no papel, podem fazer diferença. É o caso da compra de produtos de limpeza, materiais de escritório, cafés da tarde e o famoso cafezinho, por exemplo. Ao invés de uma máquina cara com sachê de café, prefira uma simples com coador, produtos de limpeza comprados antecipadamente e em estoque, entre outros.

2. Investimento em máquinas e equipamentos

Quando as máquinas da empresa estão defasadas ou lentas demais, acabam gerando gastos com manutenção e horas extras de funcionários. Alguns bancos oferecem linhas de crédito subsidiadas, como o Finame.

3. Gastos com energia

O gasto com energia elétrica pode ser reduzido a partir de mudanças na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hábitos. Quer alguns exemplos? Aproveitar melhor a luz natural (utilizando as janelas abertas), trocar luminárias antigas por modelos que usam lâmpadas mais eficientes e têm espelhos para refletir a luz, utilizar uma geladeira econômica, orientar os funcionários a desligar os aparelhos (luzes, computadores, impressoras, entre outros) quando deixarem o ambiente.

4. Telefonia

Ter uma empresa especializada para controlar esse recurso é essencial. Softwares que verificam quais setores e usuários demandam mais ligações, se estas ligações realmente são inerentes ao negócio, um sistema de PABX como serviço e não mais como um ativo, sistemas em nuvem por exemplo, controle completo das chamadas, dos tempos de uso, dentre outros.

5. Digitalização de documentos

Reduz o consumo de suprimentos (papel e toner de impressora, além da manutenção dos itens), gerando maior segurança com os documentos em rede, em vez de arquivos físicos.

Uma gestão eficiente traz apenas benefícios

A administração dos recursos de uma empresa tende a ser bem menos eficiente quando a gestão não está preparada para planejar estrategicamente todos os gastos, deixando de investir naquilo que é realmente necessário para o crescimento da organização.

Colocar no papel e pesquisar empresas especializadas que possam melhorar a produtividade da empresa em cada uma de suas áreas administrativas pode ser o primeiro passo para uma instituição sólida, com participação ativa no mercado de atuação.