A escolha de ferramentas de gestão certas pode transformar completamente a forma como uma empresa opera. 

Em cenários remotos ou modelos híbridos, contar com tecnologias que organizam rotinas, acompanham desempenhos e otimizam processos é mais do que uma questão de produtividade: é sobrevivência.

Este artigo apresenta uma seleção com as 15 ferramentas mais utilizadas do ano, com foco em soluções que ajudam líderes a tomar decisões com base em dados confiáveis. Continue lendo e descubra quais plataformas estão guiando a evolução da gestão nas empresas.

Ferramentas da administração que vão muito além do controle de tarefas

Ao pensar em ferramentas de gestão, é comum imaginar planilhas, relatórios ou ERPs. Mas as ferramentas administrativas modernas ultrapassam esse escopo.

Hoje, elas integram dados, conectam equipes e centralizam operações em ambientes simples e intuitivos.

E o mais importante: funcionam em tempo real, mesmo com equipes distribuídas.

Softwares de gestão mais utilizados pelas empresas

A seleção das ferramentas a seguir leva em conta não apenas rankings de uso divulgados por empresas como Sólides, Totvs e Smartalk, mas também sua relevância prática para negócios que enfrentam os desafios da digitalização e da gestão em ambientes dinâmicos. 

São plataformas amplamente adotadas por líderes que buscam mais controle, visibilidade e eficiência operacional no dia a dia.

1. Callbox

Considerada uma das melhores opções para gestão de voz e comunicação interna, o Callbox é ideal para empresas que querem mais previsibilidade e controle nos atendimentos telefônicos. 

Com gravação de chamadas, URA personalizável e relatórios integrados, a solução melhora o desempenho operacional e reduz perdas de informação, sendo muito usada em ambientes de call center e equipes de atendimento remoto.

O que diferencia o Callbox de outras soluções é sua simplicidade de implementação e capacidade de adaptar-se a diferentes portes de empresas. 

Desde pequenos times até grandes operações conseguem estruturar fluxos de atendimento mais inteligentes, com métricas claras e acompanhamento em tempo real da performance das ligações. Isso gera insights valiosos para ajustes estratégicos e para elevar a qualidade do atendimento ao cliente.

2. Qualitime

Destaque em gestão de tempo e produtividade, o Qualitime permite acompanhar em tempo real o desempenho de colaboradores e equipes. 

Com dashboards visuais e indicadores práticos, é muito usado em empresas que trabalham com metas, entregas e processos de melhoria contínua. O foco é facilitar a análise de resultados e agilizar a tomada de decisão.

A plataforma ajuda a identificar padrões de comportamento, gargalos de produção e até momentos de baixa performance. Isso permite que os gestores atuem com mais precisão e base em dados concretos, promovendo ajustes sem achismos. 

Outro diferencial está na facilidade de uso, o que incentiva o engajamento do time e promove uma cultura mais orientada à performance e ao autogerenciamento.

3. Trello

Reconhecido pela interface visual em quadros, o Trello é uma ferramenta bastante intuitiva que permite organizar tarefas de maneira prática. Baseado no método Kanban, ele facilita o acompanhamento do fluxo de trabalho e oferece uma visão panorâmica do status dos projetos.

É muito adotado por equipes criativas, agências e pequenas empresas que precisam de agilidade sem abrir mão da organização. A personalização de cartões, prazos e etiquetas torna a ferramenta versátil para diferentes tipos de demandas, desde campanhas de marketing até tarefas administrativas recorrentes.

4. Asana

O Asana é uma das plataformas mais completas para gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho. Sua estrutura permite que as equipes criem projetos, subdividam tarefas, atribuam responsáveis e acompanhem prazos com precisão.

O grande diferencial está nos recursos de automação, notificações inteligentes e na visão de cronograma tipo Gantt, que auxilia o alinhamento entre times com muitas entregas simultâneas. É amplamente usado por setores de produto, marketing e operações que trabalham com metodologias ágeis ou híbridas.

5. ClickUp

O ClickUp se apresenta como uma solução tudo-em-um que permite gerenciar tarefas, metas, documentos, chats e relatórios em um único ambiente. Sua capacidade de personalização é uma das mais robustas do mercado, permitindo que cada equipe adapte a ferramenta ao seu próprio fluxo de trabalho.

Outro ponto forte é o uso de automações para otimizar rotinas repetitivas, como atribuição de tarefas e notificações. Empresas que utilizam metodologias ágeis e precisam de escalabilidade encontram no ClickUp uma plataforma flexível, que acompanha tanto o crescimento do time quanto a complexidade dos projetos.

6. Notion

O Notion é muito mais do que um bloco de anotações. Ele permite criar páginas, bancos de dados, wikis e gerenciar projetos em um ambiente visual e colaborativo. Isso o torna ideal para centralizar o conhecimento interno da empresa de forma estruturada.

Sua flexibilidade atrai especialmente startups, equipes de produto e áreas que valorizam autonomia e organização personalizada. O Notion pode ser usado tanto para controle de tarefas quanto para documentar processos, planos estratégicos e até manuais internos, facilitando o acesso às informações mais importantes.

7. Pipefy

O Pipefy é focado na automação de processos e workflows com padronização. Ele permite criar pipelines para processos diversos como requisições internas, contratações, atendimento e compras. Tudo pode ser adaptado às regras do negócio, com etapas bem definidas e formulários personalizados.

Empresas que buscam mais previsibilidade e controle dos fluxos operacionais encontram no Pipefy uma solução acessível e eficiente. A visualização em formato de etapas ajuda na identificação de gargalos e possibilita melhorias contínuas nos fluxos de trabalho administrativos e de suporte.

8. Jira

O Jira é amplamente utilizado por equipes de desenvolvimento de software, especialmente em ambientes que adotam metodologias ágeis. Ele permite a criação de sprints, o acompanhamento de tarefas, bugs e melhorias, e oferece relatórios detalhados que ajudam a medir a performance do time ao longo do tempo.

Com integração nativa com ferramentas como GitHub, Bitbucket, Confluence e outras soluções Atlassian, o Jira facilita a rastreabilidade dos projetos e promove a colaboração entre desenvolvedores, testadores e gestores. É uma escolha consolidada em empresas que buscam controle técnico aliado a processos bem definidos.

9. Monday.com

O Monday.com se destaca por oferecer uma experiência visual diferenciada para o gerenciamento de projetos e atividades. Seus quadros coloridos, timelines e dashboards personalizáveis facilitam a visualização de metas, prazos e responsáveis.

A plataforma é especialmente valorizada por líderes que querem acompanhar o progresso das equipes de forma intuitiva e rápida. A flexibilidade para adaptar fluxos de trabalho, além das integrações com ferramentas como Slack, Google Drive e Zoom, faz com que o Monday.com seja bem aceito em equipes de marketing, operações e recursos humanos.

10. Slack

Embora tenha surgido como um app de mensagens corporativas, o Slack evoluiu para se tornar um verdadeiro hub de produtividade. Ele permite centralizar comunicações, organizar canais por projeto ou equipe e compartilhar arquivos em tempo real.

Com integrações com centenas de ferramentas, como Google Workspace, Trello, Asana e Zendesk, o Slack facilita a automação de tarefas e mantém todos os envolvidos informados. É uma escolha estratégica para empresas que operam em ambientes remotos e desejam reforçar a colaboração entre departamentos.

11. Power BI

O Power BI é a principal plataforma de Business Intelligence da Microsoft. Sua proposta é transformar grandes volumes de dados em painéis visuais fáceis de interpretar, tornando a análise de indicadores muito mais acessível para gestores de diversas áreas.

Um de seus grandes diferenciais é a integração com bancos de dados, planilhas, CRMs e ERPs. Isso permite consolidar as informações da empresa em um único ambiente e gerar insights acionáveis. O uso do Power BI cresce especialmente em áreas como finanças, vendas e operações.

12. Google Workspace

O Google Workspace reúne um conjunto de ferramentas baseadas em nuvem que facilitam o trabalho colaborativo e remoto. Com Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Calendar e Meet, ele permite que equipes trabalhem de forma sincronizada, mesmo à distância.

Sua principal vantagem está na familiaridade da interface e na facilidade de compartilhamento em tempo real. Equipes de todos os tamanhos usam o Google Workspace para editar documentos simultaneamente, agendar reuniões com integração automática e manter arquivos organizados de forma segura e acessível.

13. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é mais do que uma ferramenta de videoconferência. Ele se tornou um centro de colaboração digital para empresas que precisam manter seus times conectados, mesmo em modelos híbridos ou 100% remotos. 

A possibilidade de integrar com o pacote Microsoft 365 é um dos grandes diferenciais, permitindo que arquivos, e-mails e reuniões coexistam em um só lugar.

O Teams também oferece recursos como gravação de reuniões, chat por canais, automações e aplicativos integrados. Grandes organizações o utilizam para alinhar equipes globais, unificar informações e facilitar o acesso a conteúdos estratégicos. 

Sua estrutura modular torna o ambiente de trabalho mais dinâmico, promovendo agilidade e clareza na comunicação corporativa.

14. Zendesk

A Zendesk é reconhecida mundialmente por transformar a experiência do atendimento ao cliente. A plataforma organiza os chamados em tickets, permitindo que cada solicitação seja acompanhada desde o início até a resolução com transparência e rastreabilidade.

A ferramenta também oferece automações para respostas frequentes, integrações com e-mail, chat, redes sociais e CRMs, criando uma central de suporte omnichannel. 

Sua aplicação é ideal para empresas com alto volume de interações, pois permite priorizar demandas, gerar relatórios de desempenho e melhorar a satisfação do cliente com mais agilidade e personalização.

15. CRM Salesforce

O Salesforce é uma das plataformas de CRM mais robustas do mercado, oferecendo soluções para automação de vendas, atendimento ao cliente, marketing e análise de dados. Sua arquitetura baseada em nuvem garante escalabilidade, segurança e alta disponibilidade, o que a torna ideal para empresas que buscam crescimento estruturado.

Entre os seus recursos estão a criação de funis personalizados, integração com campanhas multicanal, inteligência artificial aplicada à previsão de vendas e ferramentas analíticas que ajudam a entender melhor o comportamento dos leads e clientes.

O Salesforce também permite personalizações profundas, o que o torna uma escolha de longo prazo para empresas com operações mais complexas.

Como escolher uma ferramenta de gestão para sua empresa

O primeiro passo é entender o que sua equipe realmente precisa. Empresas em crescimento têm desafios diferentes de times maduros. Algumas necessitam de automação, outras de mais comunicação.

A escolha não deve se basear apenas na popularidade, mas em como a solução se integra à rotina da equipe. Avalie também se o software é fácil de usar, se tem versão em português, suporte local e opções de integração com ferramentas de produtividade já adotadas.

Benefícios de usar boas ferramentas administrativas

Com as plataformas certas, gestores ganham mais visibilidade sobre o que está funcionando. É possível identificar gargalos, redistribuir tarefas e agir com rapidez quando um projeto está fora do prazo.

Outro ponto positivo é a redução de retrabalho, já que as equipes passam a colaborar com mais clareza e organização.

O impacto da digitalização na performance das equipes

Segundo estudo recente da McKinsey, empresas que investem em transformação digital com foco em gestão aumentam sua produtividade em até 25%.

Esse crescimento está diretamente ligado ao uso de plataformas que ajudam a automatizar tarefas operacionais e direcionar energia para a estratégia.

Tecnologia como aliada da performance empresarial

Adotar boas ferramentas de gestão vai muito além de organizar tarefas e processos. É um movimento estratégico que prepara a empresa para crescer com solidez, mesmo diante de ambientes desafiadores ou mudanças aceleradas.

A combinação de dados confiáveis, automação e visibilidade operacional cria um ambiente mais eficiente, colaborativo e resiliente. Para organizações que querem explorar ainda mais esse potencial, vale conhecer soluções completas de tecnologia corporativa com histórico comprovado de inovação e suporte e conversar com especialistas no assunto.