Monitorar equipes em home office é sempre um dilema: é preciso equilibrar as coisas para não invadir a privacidade e, ao mesmo tempo, garantir a produtividade. Talvez o verbo mais adequado nem seja "monitorar", mas sim, supervisionar ou acompanhar.

Seja como for, há muitos líderes se perguntando neste momento como ter mais controle sobre o que funcionários remotos estão fazendo durante o expediente. Se este é o seu caso, veja aqui algumas dicas que preparamos.

Acompanhe!

6 formas de monitorar equipes em home office

1. Rastreie a atividade de e-mail

O e-mail é um indicador sólido da quantidade de trabalho que alguém está lidando em um determinado momento. Há ferramentas que sincronizam as contas de e-mail corporativo, sem necessariamente incorrer em uma prática invasiva.

É possível parametrizar, por exemplo, a visualização de quem são os principais remetentes e destinatários, os horários e dias da semana mais movimentados, tempos médios de resposta de e-mail e assim por diante.

→ Atenção: neste tipo de monitoramento, os profissionais têm que saber que há possibilidade de serem observados. E mais: eles precisam consentir, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

2. Grave ligações telefônicas

Como os profissionais fazem contatos telefônicos com clientes, fornecedores, parceiros comerciais e colegas de trabalho, é importante também monitorar essas chamadas.

Por meio de uma solução automatizada, é possível gravar as ligações para realizar auditorias periódicas. Dessa forma, garante-se que as boas práticas definidas pelo negócio estão sendo respeitadas durante os contatos telefônicos.

Melhor ainda se a plataforma tecnológica escolhida tiver recursos como a geração de relatórios, o controle de custos com telefonia, a possibilidade de disponibilização de mensagens de espera e pesquisas de satisfação, entre outros.  

3. Implemente um software de rastreamento de tempo

As ferramentas de rastreamento de produtividade incentivam os funcionários a iniciar e parar um cronômetro integrado, conforme apropriado, sempre que iniciam uma nova tarefa. 

Dependendo de como você gerencia essa implementação, pode exigir que seus liderados ativem o acompanhamento de todas as atividades ao longo do dia ou o usem apenas para determinados tipos de projetos.

→ Neste caso também os profissionais têm que saber que há possibilidade de serem observados. E consentir, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

4. Crie listas de tarefas

As listas de tarefas podem funcionar no contexto de aplicativos de gerenciamento de projetos, mas também nas tarefas individuais. 

Você poderá ver se um projeto está distribuído de forma desproporcional, como se um funcionário tivesse 70% das tarefas associadas a esse projeto atribuídas a ele. O que vai ajudar a distribuir melhor o fluxo operacional. 

5. Exija autorrelatos

Você pode fazer com que cada um de seus funcionários envie um breve relatório por e-mail para um gerente ou supervisor no final de um período determinado. Seja diária ou semanalmente, por exemplo.

Nesses relatórios rápidos, os profissionais explicam em quais projetos e atividades estão trabalhando no momento, o quão ocupados se sentem e se podem ou não assumir mais responsabilidades.

6. Observe os fatores subjetivos

Observe fatores subjetivos, como o humor e o nível de engajamento dos funcionários, além de fatores objetivos, como a quantidade de trabalho que eles estão realizando. 

Faça perguntas sobre como eles estão lidando com o trabalho em casa e se há algo que a empresa possa fazer para ajudar.

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Conheça Qualitime, a melhor plataforma para monitorar equipes em home office

E se houvesse uma ferramenta que reduzisse o dilema do monitoramento, trazendo controle aos líderes e conforto aos liderados? 

Sim, existe e se chama Qualitime, uma plataforma desenvolvida pela L5 Networks, que facilita o monitoramento de equipes remotas. 

O sistema tem interface amigável no navegador e é 100% na nuvem, permitindo acesso remoto de qualquer lugar.

Um dos recursos destacados do Qualitime é a geolocalização, que permite saber onde está cada colaborador em tempo real. Além disso, é possível monitorar equipes e indivíduos com diferentes níveis de permissões de acesso. 

A solução também fornece dashboards e classificação de atividades para ajudar na tomada de decisões.

Muito importante: Qualitime leva em consideração o equilíbrio e a saúde dos colaboradores. Oferece gestão de tempo equilibrada e saudável, permitindo que os gestores entendam melhor as atividades e identifiquem possíveis sobrecargas. 

Por fim, vale saber que trata-se de uma ferramenta que possibilita a consulta de histórico de atividades, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulações aplicáveis.

Em resumo

Ao monitorar equipes em home office, é importante lembrar que, assim como em um ambiente de escritório tradicional, os funcionários precisam se sentir valorizados e respeitados. 

O monitoramento excessivo pode fazer com que eles se sintam desconfiados ou desvalorizados. Por outro lado, um ambiente de trabalho seguro e confiável aumentará a produtividade e o engajamento dos funcionários, o que é benéfico para todos.

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